Hallo Melie!
Tatsächlich ist es - wie wkzebra schon sagt - zunächst einmal relevant, welchem Bundesland Du angehörst, da die Vorschriften von Bundesland zu Bundesland leicht variieren können.
Generell läuft es so, dass Du Dich mit einem ärztlichen Attest an die Beihlifestelle wendest, die dann wiederum ein amtsärtzliches Untersuchungsverfahren in Gang setzen wird. Auf der Grundlage des amtsärztlichen Attestes wird dann die Zusage der Beihlifestelle erfolgen, mit der Du wiederum bei Deiner Dienststelle den entsprechenden Sonderurlaub beantragen kannst.
Die Klinik suchst Du selber aus und schliesst auch mit ihr die Verträge ab. Hinterher rechnest Du - wie bei allen anderen Leistungen auch - mit der Beihlifestelle und Deiner Versicherung ab. Sinnvoll ist es, bei der Klinik schon gleich bei der Antragstellung Deinen Wunschtermin zu reservieren. Einige Kliniken - auch die, in der ich war - machen es so, dass Du die Reservierung bis zu vier Wochen vorher ohne Kosten wirderrufen kannst, falls zum Beispiel dann doch mit der Bewilligung etwas nicht oder nicht rechtzeitig klappt.
Eine Jahresfrist gibt es nicht; das verwechselt Deine Ärztin wohl mit der gesetzlichen KV. Die Frage der Bewilligungsfähigkeit einer Reha durch die Beihilfe wird rein nach Notwendigkeit beurteilt, und es darf in den letzten drei Kalenderjahren davor (gilt zumindest so in NRW) keine Reha durchgeführt worden sein - die AHB gilt dabei nicht als Reha und zählt nicht mit.
Infos für NRW findest Du hier:
http://www.lbv.nrw.de/beihilfeberech...sanatorium.php
Die Regelungen anderer Bundesländer können wie gesagt abweichen, werden aber nicht vollständig anders sein.
Liebe Grüße,
Czilly